Die AG Digitalisierung führte 2019 ein Expert*innen-Delphi durch, um einen möglichst großen Überblick über die Positionen zur Digitalen Transformation an der HAWK zu erhalten. Eingeladen waren Expertinnen und Experten aus dem Bereich der Lehrenden und Mitarbeitenden. Aus den Erkenntnissen der ersten Runde ergaben sich 9 Punkte, welche die Bandbreite der Digitalisierung beschreiben. In der zweiten Runde extrahierten die Expertinnen und Experten dann 6 Handlungsfelder, die als eine Grundlage zur Formulierung einer Digitalisierungsstrategie der HAWK dienen.
Zusammenfassung der ersten Runde der Exper*innen-Interviews
In den in der Zeit vom 22. Februar bis 1. März 2019 durchgeführten ExpertInnen-Interviews wurden folgende Punkte deutlich:
- Die Expertinnen und Experten haben eine überwiegend positive Einstellung zur Digitalisierung und einen damit verbundenen Gestaltungswillen.
- Zugleich zeigen sich viele konstruktiv kritische Betrachtungen zu den verschiedenen Bereichen des digitalen Wandels.
- Der direkte und persönliche Kontakt zu den Menschen an der HAWK ist weiterhin sehr wichtig, entweder vor Ort oder auf direktem digitalen Weg.
- Die Anregungen und Analysen der ExpertInnen lassen darauf schließen, dass die HAWK in ihrer Breite über die notwendigen Kompetenzen verfügt, den digitalen Wandel professionell mitzugestalten.
- Die HAWK kann eine „regionale Vorreiterrolle“ übernehmen und soll als Digital Player sichtbarer werden.
- Es wurden aber auch Unsicherheiten darüber deutlich, was „Digitalisierung“ bedeutet und welcher persönliche Beitrag geleistet werden kann.
- Wünschenswert und wichtig ist ein größerer Austausch untereinander zur Thematik.
- Die Expertinnen und Experten skizzieren bereits gewünschte bzw. durch die Digitalisierung notwendige Änderungen am System Hochschule.
- Es gibt bereits vorhandenen positive Entwicklungen, dennoch wird der HAWK ein klarer Nachholbedarf attestiert.
Von 28 angeschriebenen Expertinnen und Experten haben 23 geantwortet und sich dabei auf die jeweiligen Fachgebiete konzentriert.
Ausführlichere Analyse der fünf Themenbereiche:
Welche Wirkungen des Megatrends Digitalisierung spüren Sie persönlich in Ihrem alltäglichen Umfeld?
(23/23) Rückmeldungen
Digitalisierung als Erweiterung der Handlungsoptionen
Die digitalisierten Prozesse und Verfahren führen allgemein im beruflichen als auch privaten Umfeld zu einem veränderten, vielfältigeren und vereinfachten Kommunikations- und Medienverhalten. Begrüßt wird die leichte Einbindung von Individuen und Gruppen durch textbasierte (E-Mail, Chat u.a.) als auch audiovisuelle Medien (Skype, Adobe Connect u.a.) im familiären als auch professionellen Bereich. Dabei wird die weltweite Verfügbarkeit und Schnelligkeit digitalisierter Dienstleistungen wie Social Media, Online-Banking, E-Commerce und kultureller Angebote mehrheitlich als Erleichterung wahrgenommen. Aufgaben des Alltags können orts- und zeitunabhängig sowie kostensparend erledigt werden. Die stark gewachsenen Möglichkeiten zur Recherche und Wissenserweiterung werden ebenso befürwortet wie die Kontaktaufnahme und Kommunikation mit internen und externen Organisationen. Dies führt in Teilen auch zur Vereinfachung der Verwaltung innerhalb der HAWK sowie verstärkt auch im öffentlichen Sektor. Ferner wird die gewachsene Sicherheit in der realen Welt durch digitale Vernetzung – beispielsweise innerhalb der Familie durch indirekte Begleitung auf Schul- und Heimwegen – befürwortet. Auch die positiven Aspekte des gemeinsamen familiären Lernens mittels digitaler Medien werden hervorgehoben.
Darüber hinaus wird eine längere Autonomie durch die Digitalisierung und damit besserer medizinischer Hilfsmittel im Alter als auch bei gesundheitlicher Einschränkungen als wertvoll empfunden. Ebenso wird die zunehmende Sensibilisierung für Steuerungsfragen betont. Der HAWK werden sehr gute Voraussetzungen für eine positive Digitalisierung attestiert.
Digitalisierung als Einschränkung
Der Wegfall analoger Alternativen wird als Nachteil empfunden, zumal dadurch die Abhängigkeit von digitalen Medien wächst und sich AnwenderInnen diesen nicht mehr entziehen können. Durch die neuen Kommunikations- und Interaktionswege und der dadurch steigenden Informations- und Werbeflut wird eine erhöhte Erwartungshaltung an schnelle und umfangreiche Reaktionen festgestellt, die gleichzeitig als unpersönlicher, oberflächlicher, stressiger und zeitintensiver empfunden wird. Die entstehende Beschleunigung von Denk- und Handlungsprozessen erhöhe die Quantität aber nicht die Qualität. Vielmehr entsteht eine Parallelisierung als auch Zergliederung in allen Bereichen. Die ExpertInnen weisen auf die Schwierigkeit einer notwendigen kritischen Haltung zu den Erwartungen und technischen und gesundheitlichen Folgen der Digitalisierung hin. Auch das Auseinanderdriften des Zugangs zu digitalen Medien, der digital divide, wird thematisiert.
Neue Anforderungen
Durch die Digitalisierung wachsen die Anforderungen an die Qualitätssicherung als auch an das Wissen und individuelle Weiterbildung im IT-Bereich und an eine stärkere Notwendigkeit eines vernetzten Denkens bzw. neuer Denkmuster und sie erfordert disziplinierten Umgang. Empfohlen wird die eigene als auch gemeinschaftliche Reflexion der Notwendigkeit der Nutzung aktueller digitaler Angebot, die sich in den vergangenen Jahren „radikal gewandelt“ haben. Ferner wird auf die Notwendigkeit von Datensicherheit und kritischer Betrachtung der zunehmenden Überwachung von AnwenderInnen hingewiesen. Die Beeinflussung der Meinungsbildung in positiver als auch negativer Form erfordert eine vertiefte Beschäftigung mit den Wirkungsweisen digitaler Medien. Darüber hinaus wird die Erwartung als auch Notwendigkeit von Veränderungen über das Eigenengagement der Hochschulmitglieder in Organisation und Verwaltung hervorgehoben.
Welchen Stellenwert nimmt Digitalisierung in Ihren Lehrveranstaltungen ein?
(17/23) Rückmeldungen
Allgemeines
Der Stellenwert der Digitalisierung in der Lehre wird von allen Befragten in den Ausprägungen „Digitalisierung in den Lehrinhalten“ und „Digitalisierung in der Didaktik“ beurteilt. Inhaltlich spielt die Digitalisierung in einigen Modulen als Hauptinhalt eine sehr große Rolle, zudem wird sie in anderen Modulen als zu beachtende Rahmenbedingung integriert, ihre Facetten und die Auswirkungen der Digitalität innerhalb der jeweiligen Fachdisziplin diskutiert. Die Notwendigkeit dieser Berücksichtigung digitaler Einflüsse wird als aufwändig markiert. Für die Aktualität der Lehrinhalte und zum Zugriff auf eine Fülle an Zusatzmaterialien gilt das Internet mit seinen Digitalen Medien als unverzichtbar. Plattformen (z.B. StudIP) werden unterschiedlich intensiv genutzt und der Kontakt mit Studierenden via E-Mail ist selbstverständlich. Dennoch besteht auch Einigkeit über die hohe Bedeutung analoger Lehre und persönlicher Kontakte zu den Studierenden.
Digitalisierung stellt in der Didaktik eine Herausforderung dar und postuliert die Notwendigkeit digitaler Kompetenz für Lehrende und Studierende gleichermaßen. Hard- und Software als Schlüsselressourcen müssen vorhanden sein. Beide Seiten brauchen die Bereitschaft zur Nutzung und zum Ausprobieren bisher unbekannter Instrumente und Methoden. Expertise in der Erstellung und Betreuung von Online-Lernkursen in der Weiterbildung und E-Publishing ist vorhanden. Je nach Format der Studiengänge und der Lehrinhalte schätzen die KollegInnen den Stellenwert von Digitalisierung auf zwischen 30% und 70% bei Blended Learning Formaten; in Vollzeit-Studiengängen dienen digitale Angebote zur Erweiterung der didaktischen Vielfalt. Unterschiede werden auch hinsichtlich der Ziele der Lehrveranstaltungen gemacht: Grundlagenveranstaltungen zur Theorievermittlung werden eher klassisch (Folien, Tafel, Übungen, Tutorien) angelegt; praxisorientierte Module eher anwendungsbezogen durch Software (z.B. zur Planung, Simulation) unterstützt.
Spezielles
Zur Lehrplanung und -organisation werden gemeinsame Plattformen wie StudIP/ moodle oder digitale-didaktische Methoden (Cliqr, Blubber) unterschiedlich intensiv genutzt und zwischen „sehr positiv“ und „wenig intuitiv bzw. benutzerfreundlich“ ganz unterschiedlich bewertet.
In Lehrveranstaltungen, deren Schwerpunkte qua Fachdisziplin auf digitalen Inhalten (Informatik, etc.,) liegen, finden jährliche Anpassungen der Inhalte und Schwerpunkte an die Veränderungen hinsichtlich Technologie, Organisation, Menschen und Modelle statt. Konkret werden dabei ca. 1/3 der Lehre in PC-Pools abgehalten und strukturierte Vorgehensweisen, ingenieurwissenschaftliche Analysen, Berechnungen, Simulationen oder Programmierung gelehrt.
In anderen Veranstaltungen ist Digitalisierung ganz praktischer Lehrinhalt mit dem Ziel ist der Aufbau von Medienkompetenz. Dass dies notwendig ist, wird deutlich in der mehrfachen Beobachtung, dass Studierende noch eine fehlende Kompetenz in der Abschätzung von Technologiefolgen haben, oftmals ein diffuses Verständnis oder Unwissen von Zusammenhängen zeigen, unzureichende Fähigkeiten zum Erkennen von Fake News bzw. zur Recherche und Beurteilung der Seriosität von Quellen mitbringen (Problem der fehlenden „digital literacy“). Damit einher geht auch die Erkenntnis, dass eine mangelhafte Tiefe wissenschaftlicher Recherche und eine unzureichende Differenzierung wissenschaftlicher & unwissenschaftlicher Quellen stattfinden, was in der schnellen und oberflächlichen Informationsbeschaffung begründet wird. Konkret wird auch ein sehr unterschiedlicher Umgang mit Software bei Studierenden unterschiedlicher Studiengänge wahrgenommen und die Notwendigkeit der Sensibilisierung für Technologie wegen Berührungsängsten formuliert.
Demgegenüber steht die grundsätzliche Nutzung einer Vielzahl und Vielfalt digitaler Medien in der Lehre, beispielsweise der Online-Zugang zu Lehr- und Lernmaterialien, der Zugang zu Quellen in digitaler Form über die Bibliothek, Powerpoint-Folien, die Einbindung kurzer Videos, youtube oder spotify, die Nutzung von Wikis zur Datensammlung & Archivierung oder das gemeinsame Bearbeiten bzw. die Korrektur von Dateien (collaborative editing). Auch die Verwaltung und Nutzung von Bildmaterialien und gezielte visuelle Didaktik für Präsentations- und Pitch-Coachings geschieht bereits.
Erste Vorschläge werden formuliert: Vorlesungen und Seminare könnten digital aufgezeichnet und verbreitet, Smartboards als Tafelersatz zur Digitalisierung von Anschreiben genutzt und VoIP-Streaming angeboten werden. Eine Zentralisierung von Studierendenkommunikation, der Bereitstellung von Lehrmaterialien, der Verwaltung von Immatrikulations- und Prüfungsdaten und eine 100% digital verfügbare Bibliothek würden begrüßt.
Neben dieser Darstellung der digitalen Ausprägungsformen der Lehre, wird aber auch explizit darauf verwiesen, dass einige Veranstaltungen sind explizit analog angesetzt sein sollten (Human Factor, Sprache als Übersetzungstool, „das Digitale berührbar machen“).
Welche Digitalisierungstools und Methoden erachten Sie bezüglich Forschungs- und Transferaktivitäten an der HAWK für interessant?
Forschung
Im Bereich Forschung wird das Thema Digitalisierung aus drei Perspektiven diskutiert:
1) die Kenntnis darüber, welche Instrumente und Methoden im jeweiligen Forschungsfeld eingesetzt werden könnten,
2) die Bereitschaft, bestimmte Instrumente und Methoden zu nutzen und
3) die tatsächliche Anwendung von Instrumenten und Methoden.
Grundsätzlich sind digitale Werkzeuge und Methoden unterschiedlich gut bekannt. Die Kenntnis der einschlägigen Instrumente und Methoden variiert je nach Inhalt und Ansatz der Forschungsvorhaben. Informationen über digitale Angebote werden gewünscht. Hier wird der Hochschule starker Nachholbedarf attestiert.
Es wird betont, dass man sich auf die Anwendung und Nutzung digitaler Instrumente und Methoden aktiv einlassen und sich intensiv mit ihnen auseinander setzen muss, wenn man sie effektiv nutzen möchte. Es braucht mehr Austausch über die Möglichkeiten und Erfahrungen im Einsatz von digitalen Instrumenten und Methoden.
Die konkrete Anwendung der digitalen Instrumente und Methoden lässt sich in verschiedene Phasen und Aufgaben im Forschungsprozess gliedern.
Für die Vorbereitung von Forschungsvorhaben werden Datenbanken zur Suche von geeigneten Kooperationspartnern genutzt. Gleichermaßen möchten die Experten auf die digitale Unterstützung bei der sach- und themenbezogenen Recherche nicht mehr verzichten und halten diese für eine Erleichterung. Hier werden Datenbanken mit Abstracts von Publikationen oder Forschungsanträgen, Zugänge zu digitalen Versionen von Fachliteratur/ Normen/ Richtlinien/ Patente, Open Access digitale Dienste der Bibliotheken, Blogs, Foren oder Talks genutzt. In laufenden Forschungsprojekten wird auf die digitale Unterstützung des Projektmanagements durch synchronisierte Kalender- oder Notizapplikationen zurückgegriffen.
Gleichermaßen werden kollaborative Programme zum gemeinsamen, nachvollziehbaren Schreiben an Texten bzw. zur geteilten Textbearbeitung für Anträge genutzt.
Digitale Lösungen zur Erleichterung der Kommunikation werden als unverzichtbar bezeichnet, dazu zählen vor allem die Möglichkeit zum standortübergreifenden NetMeeting über AdobeConnect in StudIP, die Nutzung weiterer Internetkommunikationsplattformen für internationale Forschungsteams und digitale Konferenzsysteme. Zur Erleichterung gemeinschaftlicher Forschungsaktivitäten wird auf digitale Möglichkeiten zum Datenaustausch (owncloud, moodle) und Datenbanken zur strukturierten Speicherung der erfassten Daten zurückgegriffen. Zur Verfügung stehende statistische Software zur Auswertung und Datenanalyse (z.B. SPSS) wird ortsunabhängig genutzt. Weitere digitale Unterstützung für Forschungsaktivitäten bieten sich in spezifischen Lösungen wie z.B. die Einrichtung virtueller Labore durch Messwerterfassung und Ferndiagnose, BIM für die digitale Planung von Gebäuden mit Hilfe geeigneter Software, insb. in Kombination mit VR/SR, Vernetzte Funksensorik- und -aktorik-Systeme für die Gebäudetechnik oder gemeinsam zu nutzende Hardware für maschinelles Lernen bzw. Deep Learning.
Zur Diffusion von Forschungserkenntnissen werden Projekthomepages angelegt.
Die Experten äußern folgende Wünsche: breit kompatible und offene Datenbank- und Netzwerkstrukturen und Schnittstellen zum FIS/HIS, digitale Unterstützung zur Aufbereitung von Forschungsthemen (science slams), die Integration in Forschungsnetzwerke (researchgate, IEEE, Onlineauftritte wie Elsevier). Sie schlagen darüber hinaus einen offenen Zugang zu Forschungserkenntnissen bereits von Studierendenarbeiten (Bachelor bis Promotion) vor. Als weitere Forschungsfelder werden z.B. Autonomes Fahren, Digitalisierung in der Medizin, Digitalisierung in der Produktion oder Simulationen (digitaler Zwilling).
Transfer:
Hinsichtlich der Transferaktivitäten sind nur wenige konkrete Erfahrungen und Vorschläge formuliert worden. Es wäre wünschenswert, wenn die Abteilung Forschung und Transfer die aktuellen Forschungsprojekte bewerben und transparent kommunizierte. Außerdem sollen mehr Kommunikations- und Austauschplattformen bereitgestellt werden.
Welche Rolle spielt Digitalisierung Ihrer Meinung nach in Kooperationsprojekten mit zivilgesellschaftlichen Partnern, Weiterbildungsaktivitäten oder im regionalen Engagement der HAWK?
(17/23) Rückmeldungen
Allgemeines
Die Expertenrunde ist sich einig darüber, dass Digitalisierung die Third Mission-Aktivitäten der Hochschule und gezieltes Marketing unterstützt und dabei durchaus noch eine größere Rolle spielen dürfte, auch wenn der „Digitalisierungs-Hype“ gefühlt schon wieder etwas abebbt. Gerade digitale (Alltags-)Kommunikation (kurz, einfach, günstig) und die digitalen Möglichkeiten zum Datenaustausch erweisen sich hier als nützlich. Grundsätzlich scheinen in der Wahrnehmung vor allem die Themen „Wissen teilen“ und „Wissen transferieren“ bedeutsam zu sein. Eine Zusammenarbeit mit Partnern, die die Haltung zu einer liberalen Form des Internets teilen (in Form von Open Source, Open Access, Open Data) wird bevorzugt.
Kooperationsprojekte
Es herrscht Konsens darüber, dass Kooperationsprojekte auch weiterhin stark von persönlichen, analogen Kontakten zu regionalen oder überregionalen Partner geprägt werden sollten. Durch eine digitale Verfügbarkeit von Informationen und einen Einblick und Zugang zu Materialmedien und Forschungsergebnissen kann es gelingen, den Partnern mehr Einsicht und Transparenz zu liefern. Digitalisierung erleichtert Vorbereitung, Durchführung, Evaluation, Kommunikation, Kollaboration und Koordination durch eine Vielzahl von Möglichkeiten, z.B. einfachere Recherche und Vernetzung, leichtere Kontaktpflege und schnellere Kommunikation (mit dem Ausland) und bietet neue Formen der Zusammenarbeit (virtual rooms) und schafft Spielräume für Kosten- und Zeitersparnisse. Dabei soll Digitalisierung weniger als Ziel verstanden werden, sondern vielmehr als Schlüssel und Werkzeug für Vernetzung und Kommunikation zur Förderung der Zusammenarbeit in Kooperationen. Insbesondere zur Zusammenführung spezieller Zielgruppen kann die Digitalisierung einen positiven Beitrag leisten. Dabei wird aber angemerkt, dass sog. „Digitalisierungsaufwand“ unbedingt vermieden bzw. minimiert werden und die Bemühungen dahin gehen sollten, digitale Unterstützung
Weiterbildung
Digitalisierung wirkt sich nach herrschender Meinung in der Weiterbildung vor allem auf die Kanäle, die Didaktik und die Inhalte aus. Es werden mehr Möglichkeiten und Angebote zur Weiterbildung (z.B. Webinare, Videotutorials, Webinaren, E-Learning, Stream von Lehrveranstaltungen) eröffnet, mit denen die HAWK als regionaler und überregionaler Bildungsträger sichtbarer werden kann. An dieser Stelle kann Digitalisierung auch als ökonomischer Faktor in Weiterbildungsaktivitäten gesehen werden.
Regionales Engagement
Hinsichtlich ihres regionalen Engagements werden der HAWK zwei Aufträge zugewiesen: Einerseits auf individueller Ebene Wissen darüber zu generieren, was technisch möglich ist, andererseits auf gesellschaftlicher Ebene Wissen darüber zu generieren, wie die Technologien für eine nachhaltige Zukunft eingesetzt werden können. Innerhalb dieser Handlungsfelder können die Hochschule und ihre Angehörigen eine gemeinsame Haltung zu Chancen & Risiken entwickeln. Dabei wird dem Megatrend Digitalisierung eine hohe Bedeutung zugesprochen und der Wunsch formuliert, die HAWK sollte aufgrund ihrer vielfältigen Kompetenzen hier auch Vorreiterrolle einnehmen, um die Basis für Kooperationsmöglichkeiten im regionalen Umfeld zu erweitern. Hier wird bislang zu wenig Sichtbarkeit und Engagement bemängelt. Gleichermaßen wird eine zunehmende Nachfrage nach Informatikern in der Region beobachtet und die Attraktivität der Hochschule für digital natives hinterfragt.
Wo sehen Sie Vor- und Nachteile bei der Digitalisierung der Verwaltungsabläufe?
(23/23) Rückmeldungen
Allgemein
Der Stellenwert der Digitalisierung im Verwaltungsapparat wird anhand der Merkmale persönliche Interaktion sowie technische Umsetzbarkeit und ihr Aufwand beurteilt.
Der Inhalt der Aussagen konzentriert sich hierbei neben einer Bemängelung aktueller Abläufe immer auch darauf konkrete Alternativen vorzuschlagen. Diese werden anschließend hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit sowie ihres Nutzens und ihrer Risiken analysiert und in einem nicht reinen schwarz/weiß-Vergleich mit einander in Kontext gebracht. Aus diesem sich wiederholenden Muster ergibt sich ein relativ homogenes Gesamtbild der Antworten, welches erstaunlich unabhängig von der „Vorbelastung“ der Person im privaten Bereich zu sein scheint. Ängste und Befürchtungen werden offen, ebenso wie unterschwellig offenbart. Hierunter leidet die generelle Offenheit gegenüber, sowie das Erkennen einer grundsätzlichen Notwendigkeit, der Digitalisierung verwaltungstechnischer Aspekte einer Hochschule aber nicht wahrnehmbar.
Umsetzbarkeit
Digitalisierung in der Verwaltung einer Hochschule wird als wünschenswerter aber dennoch stückweiser Umsetzungsprozess wahrgenommen. Die Antworten zeigen, dass eine gedankliche Reduzierung des Anliegens auf eine reine Etablierung von Tools nicht gegeben ist. Vielmehr werden neben technologischer Feinheiten auch die individuellen Herausforderungen erkannt, welche einer Digitalisierung des Hochschulapparats folgen. Als unbedingt positiv werden zeitliche und räumliche Flexibilität, eine tiefere Vernetzung der einzelnen (Fach-) Bereiche sowie eine verbesserte und erweiterte Auswertbarkeit der vorhandenen Daten gesehen.
Die Befragten machen sich umfassend Gedanken zu erweiterten Möglichkeiten bzw. einer erweiterten Funktionalität einer digitalisierten Verwaltung. Klar geäußert werden z.B. Ideen zu einer automatisierten „Standardkommunikation“, also eine vom System veranlasste automatisierte Benachrichtigung in diversen Anwendungsfällen, eine digitale Erfassung von Noten u.v.m. Auch die Nutzbarkeit eines künftigen Verwaltungssystems ähnlich einer Online-Banking Plattform wird vorgeschlagen. Mit diesen vielfältigen Ideen zu prozessautomatisierendem Back-End (automatisierte Erfassung und Auswertung) und vereinheitlichtem Front-End (Intuitive und einheitliche Eingabe) geht wiederholt der Wunsch einher, durch diese Entlastung der MitarbeiterInnen, unbedingt neue Schwerpunkte bei persönlicher werdendem Service zu setzen.
Als konkrete Vorschläge zur Abfederung negativer Auswirkungen, sowohl auf den/die Einzelnen wie auch auf die Abläufe selbst wird häufig eine schrittweise Anpassung/Änderung der Vorgänge und der zugrundeliegenden Organisationsstrukturen angeführt. Als Startpunkt werden „alltägliche“ Vorgänge vorgeschlagen, welche zuerst eine Automatisierung/Digitalisierung erfahren sollen. So z.B. Urlaubs- und Dienstreiseabwicklungen, Rechnungen etc. Auch die Etablierung neuer Plattformen zum standortübergreifenden Austausch und Arbeiten in unterschiedlichen ([Big-] Data Management-) Projekten ist gewünscht. Eine geplante und Einheitliche Umsetzung wird wiederholt angemahnt. Es wird auch wiederholt gebeten die zur Etablierung neuer, und dem eigentlichen Wortsinn folgende, Work-Flows im Zuge der Digitalisierung als Chance betrachten, die von vielen wahrgenommene Work-Around-Kultur an der HAWK zu ersetzen. Usability wird im digitalen Zusammenhang als bekannter, im analogen Umfeld aber als ein vernachlässigter Begriff wahrgenommen.
Der Bereich der Datensicherheit wird häufig diskutiert. Die Frage nach dem Original, dem digitalen Pendant und die Gefahr des doppelten Ablegens werden diskutiert.
Bedenken und Ängste
Als Hauptängste werden Einbußen beim persönlichen Miteinander wiederholt angesprochen. Auch gesundheitliche Aspekte durch die zunehmende Immobilisierung der MitarbeiterInnen bei ihren Tätigkeiten am Rechner werden angeführt. Ersteres ließe sich gerade durch den möglichen Ausbau des Servicegedankens durch freiwerdende Kapazitäten jedoch vermeiden.
Die Befürchtung der eigenen Überforderung sowie die mögliche Überforderung der MitarbeiterInnen im Verwaltungsapparat, durch die immer schneller voranschreitende Fortentwicklung der technologischen Möglichkeiten sowie das vermutete Ausbleiben sich für gewöhnlich einstellender Konsolidierungsphasen, werden gelegentlich geäußert. Auch werden all die Vorgänge, welche sich unter der Überschrift der Disruptive Innovations einordnen lassen als deutliche und stetige Beunruhigung des Arbeitsumfeldes eingeordnet und als unterschwellige Angst vor Überflutung geäußert. Es wird so bereits im Vorfeld der Ruf laut, dass für eine geordnete und gelungene Übergangsphase umfassende, begleitende Schulungen und Betreuung der MitarbeiterInnen vorgesehen werden muss. Erfahrungen aus der freien Wirtschaft zeigen wie sinnvoll und zielführend ein solches Vorgehen ist.
Die Kernaussage die sich aus den vielfältig geäußerten Bedenken ziehen ließe könnte lauten, dass die Angst vor stetiger Veränderung abgebaut und das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten unter Einbindung in den Umgestaltungsprozess gestärkt werden sollte.
Zusammenfassung der zweiten Runde der Expert*innen-Interviews
Nach der ersten Runde des Expertendelphi wurden die Expertinnen und Experten gebeten, aus diesen Erkenntnissen 3 Handlungsvorschläge in Form eines einzelnen Schlagwortes mit jeweils einem erklärenden Satz zu formulieren und an uns zurückzusenden. Aus den Antworten haben wir diesen Handlungskanon aus 6 Clustern zusammengestellt. Dabei wird deutlich, dass die verschiedenen Aspekte stets auch vernetzt betrachtet werden müssen, da sie miteinander interagieren und auf einen generellen Kulturwandel hinweisen.
Von 23 angeschriebenen Expertinnen und Experten haben 16 geantwortet.
Es sollte eine grundsätzliche Digitalisierungsstrategie in Abstimmung mit den Zielen und dem Leitbild der HAWK entwickelt werden, dabei sind die einzelnen Fachkulturen herauszuarbeiten.
Auf dieser Grundlage können Strukturen geschaffen oder angepasst werden, z.B. braucht es vor der Entscheidung für neue Projekte/Tools/Anwendungsbereiche ein durchdachtes Konzept. Dabei sollte die Perspektive der Hochschule als Ganzes deutlich stärker als bisher berücksichtigt werden. Anforderungen sollten sorgfältig iterativ definiert werden, um neue Schritte in Richtung Digitalisierung zu begleiten. Zu weiteren Strukturierung sind die gegenwärtigen Organisationsabläufe zu sichten und an den digitalen Prozess anpassen bzw. abzugleichen. Zur Erfassung und Entlastung von Routineaufgaben in Abteilungen sollte im Rahmen eines PDCA-Schemas nach Verbesserungen, Workflows und Transparenz im Hinblick auf Prozesse hingearbeitet werden. Zur Ausschöpfung vorhandener digitaler Potentiale sollte die HAWK die vorhandene digitale Infrastruktur (LAN, WLAN, Server, Clients) nutzen, um verlässliche Digital-Implementierungen (Messenger, Verwaltungssysteme, HIS, Streaming, E-Learning, etc.) hochschulweit und einheitlich umzusetzen, um so die Workaround-Kultur durch moderne Workflows zu ersetzen. Die Umgestaltung dieser Lern- und Arbeitsmethoden muss durch Schulungen vermittelt werden können. Ein reibungsloses Zusammenspiel mit bestehenden Systemen/Abläufen ist sicherzustellen.
Es besteht die dringende Notwendigkeit der Schaffung einer digitalen Kompetenz: Lehrende und Studierende aller Fachbereiche sind verpflichtend und umfassend in digitalen Kompetenzen schulen. Dazu werden diverse Vorschläge für Trainings und Schulungen für die Systeme und Handlungsoptionen gemacht: Umfassende Weiterbildung und Begleitung bei der Umstellung auf neue Lehr-, Lern- und Arbeitsprozesse, in der Handhabung des aktuellen Betriebssystems, StudIP, allgemeiner Anwender-Software wie Microsoft Office sowie evtl. Programmiersprachen wie Java, Qt, C++. Alle Hochschulangehörigen sollten zur Wahrnehmung von individuellen, dem Aufgabengebiet angepassten Weiterbildungsangeboten verpflichtet werden, da nur eine in allen Bereichen vorhandene digitale Fachkompetenz eine effektive Zusammenarbeit mit digitalen Werkzeugen und Prozessen ermöglicht. Nach Auffassung der Befragten sollte die Einführung der Digitalisierung in überschaubaren Schritten und unter Einbeziehung entsprechender Schulung der betreffenden MitarbeiterInnen erfolgen.
Didaktik: Es gilt, die digitale Lehre zu stärken und Möglichkeiten von online-Lehre in Kombination mit Präsenzlehre (Blended-Learning) auszubauen.
Inhalte: Erweiterung des IPS-Angebotes um den Profilbereich „Digitalisierung im Wandel“ (Arbeitstitel) mit ca. 10 Veranstaltungen.
Im Rahmen einer Zukunftskonferenz zum Thema Digitalisierung mit allen Hochschulangehörigen kann ein Konsens zum Thema geschaffen werden, auf dessen Grundlage dann ein Entwicklungsplan für die „ideale“ Zukunft des Themas entworfen werden kann. Zur Stärkung der digitalen Forschungsinfrastruktur wäre eine HAWK-weit verfügbare Gruppe, die die Forscher und Forscherinnen in den Fakultäten in Fragen der Digitalisierung unterstützt, sehr hilfreich. Dies kann auch in Kooperation mit lokalen Institutionen (in Göttingen z.B. GWDG) geschehen. Fast alle Forschungsthemen benötigen umfangreiche Datengrundlagen, -erhebungen und Möglichkeiten diese Daten zu verarbeiten, also eine Querschnittstätigkeit.
Systeme entwickeln grundsätzlich eine Eigenlogik (Systemeffekte), die auf Dauer bestimmte Arbeitsweisen diktiert, so dass die Systemwelt tiefer in die Lebenswelt eindringt. Es besteht der Wunsch nach Einheitlichkeit, weshalb man unterschiedliche Verwaltungssysteme zusammenlegen sollte, so dass man nicht in unterschiedlichen Systemen „unterwegs“ sein muss und alles „aus einer Hand“ für die Verwaltung z.B. der Studierendendaten zur Verfügung hat. Zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sollte eine einheitliche digitale Plattform etabliert werden, um standardisierte Verwaltungsprozesse, wie z.B. Prüfungsverwaltung, Dienstreiseverwaltung, Rechnungen etc. zu digitalisieren. Hier besteht der Wunsch nach Verlässlichkeit, damit die für die Arbeit benötigte(n) digitale Infrastruktur und digitalen Daten (z. B. Daten der Studierenden/Bewerber, digitale Studierendenakten) verlässlich zur Verfügung stehen.
Empfohlen wird eine Forcierung der Einführung HISinOne durch Festlegung einheitlicher Semesterzeiten unter Beibehaltung von StudIP, so dass administrative Parallelstrukturen an vielen Stellen aufgegeben werden könnten. Am überzeugendsten ist den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der HAWK die zunehmende Bedeutung der Digitalisierung durch ein durchdachtes und funktionierendes System der digitalen Studierendenverwaltung zu vermitteln.
Der Aspekt Sicherheit sollte in den Vordergrund gerückt werden und der Datenschutz bei digitaler Kommunikation/digitalem Datenaustausch verbessert werden. Bei E-Mail-Kommunikation und Datenaustausch mit Externen müssen E-Mails und Dateianhänge auch verschlüsselt versendet werden können. Eine verantwortliche Form der Digitalisierung darf nur Lösungen implementieren, die ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleisten, weshalb dies vor der jeweiligen Implementierung gesichert werden muss. Längere Ausfallzeiten (mehr als 1 Std.) müssen vermieden werden. Falls durch Störungen etwas nicht zur Verfügung steht, darf der Arbeitsfluss nicht gestört werden.
Wir haben an der HAWK ein breites Spektrum an Kompetenzen, Erfahrungen und Haltungen zu den vielen verschiedenen Facetten von Digitalisierung. Dieses sollten wir nutzen. Dabei kommt einem Diskurs, einer offenen und demokratischen Auseinandersetzung über die verschiedenen Facetten eine sehr große Bedeutung zu, so wie wir ihn begonnen haben zu führen. Dieser Diskurs unterschiedlicher Meinungen mit den unterschiedlichsten Positionen kennzeichnet auch die Gesellschaft. Hier kann die HAWK Vorbild sein und zeigen, dass nicht immer nur eine Position die richtige ist, sondern dass mit unterschiedlichen Haltungen gewinnbringende Gespräche möglich sind. So ist es möglich im Austausch mit den diversen Akteuren des Gemeinwesens die verschiedenen Facetten und Wege der Digitalisierung herauszustellen und hieraus gezielt Projekte zu initiieren und zu unterstützen, die diese Aspekte thematisieren. Es geht um die verantwortungsvolle Umsetzung der Digitalisierung, bei der Aspekte wie Datenschutz, Stressbelastung am Arbeitsplatz, Verringerung der direkten persönlichen Kontakte gegenüber den vielen Vorteilen der Digitalisierung nicht in den Hintergrund treten dürfen.
Offenheit und Verbindung: Positive Einstellungen und kritische Betrachtungen zur Digitalisierung an der HAWK sollten in Verbindung gebracht und Unsicherheiten im Austausch miteinander offen bearbeitet werden. Direkte und persönliche Kontakte unter den Menschen an der HAWK müssen aufrechterhalten und gefördert werden.
Es geht ferner um Dienlichkeit: Digitalisierung darf ausschließlich der Erleichterung des Arbeitsalltags und der Vereinfachung der Prozesse zur Schaffung von Freiräumen für kreative Lösungen dienen – Digitalisierung ist weder ein Ziel, noch ein Selbstzweck, weshalb jede Digitalisierungsmaßnahme vor Implementierung auf ihren Arbeitsaufwand und ihr Potential zur Alltagserleichterung geprüft werden muss. Es sollten nur diejenigen digitalen Möglichkeiten umgesetzt werden, die die Arbeit tatsächlich erleichtern/beschleunigen.
Die Einbindung der Stakeholder muss zu jedem Zeitpunkt der Prozessanpassung und Evaluierung erfolgen. Individuell sollte Digitalisierung als Erweiterung der Handlungsoptionen verstanden werden. Der Schwerpunkt liegt auf digitalisierten Kommunikationsprozessen, die Moderation und eine Basis brauchen, um an der HAWK gestaltet zu werden.
Aufklärung – Transparenz – Zielvorstellung: „Digitalisierung“ ist ein weit gefasster Begriff: Was konkret soll gemacht werden? Inwieweit soll die bereits vorhandene Digitalisierung in der Hochschule erweitert werden? Was kommt auf die Hochschule und ihre Angehörigen zu? Welche Konsequenzen wird die Digitalisierung haben und welcher Mehrwert wird angestrebt? Darüber sollte Transparenz geschaffen werden. Schulungen, Vorträge und Best Practise zum Voneinander lernen können hilfreich sein. Weiterhin sollte ein Leitfaden im Rahmen einer Gesamtstrategie dazu erstellt werden, was wann, wo und wie eingeführt werden soll. Hinsichtlich der Third Mission braucht es gezieltes Marketing; ein Vorschlag: das Marketing-Team der Hochschule informiert vierteljährlich über aktuelle Möglichkeiten des Internet-Marketings, um die Studierenden-Akquise zu verbessern. Intern geht es auch darum, die Begeisterung für die Digitalisierung und ihre Notwendigkeit zu kommunizieren und individuelle Freiräume für deren Entwicklung zu schaffen.